2. Planification et concrétisation

À quoi ressemble le démarrage du projet ?

La séance de démarrage du projet (kick-off) réunit pour la première fois le groupe de travail et permet ainsi de poser les bases du projet.  Cette séance a pour but de clarifier les objectifs du projet, les rôles et de poser la base de la cohésion du groupe de travail. Si l'ambiance parmi les participant·e·s est positive, les membres du groupe de travail se plongeront alors dans le travail avec dynamisme et enthousiasme. C’est lors de cette première séance que les participant·e·s définissent l'ampleur de leur engagement et le rôle qu'ils ou elles sont prêt·e·s à prendre. Cette séance devrait donc être bien préparée et son contenu bien réfléchi, ceci facilitera l’acceptation du projet et la réussite de sa mise en œuvre.

En plus de présenter et clarifier le projet de réaménagement, voici les points que vous pouvez aborder lors de la séance de démarrage :

• Pourquoi le projet est-il pertinent ?
• Quelles sont les attentes par rapport au projet ?
• Qu’est ce qui est attendu du groupe de travail ?
• À quoi pourrait ressembler la collaboration future ?
• Quels modes de communication seront utilisés au sein du groupe ? (la discussion de ce point dès le départ permettra une certaine clarté tout au long du projet) 
• Clarification des tâches et des compétences : Quel est mon rôle ? Qu'attend-on de moi ? Qui est responsable de quoi ? Comment travailler ensemble ? Comment les séances du groupe de travail sont-elles organisées ?
• Clarification des objectifs
• Définition des prochaines étapes

Les résultats de cette réunion en particulier, mais aussi des réunions suivantes, servent de base à la description du projet et l'élaboration du budget. Par conséquent, nous vous recommandons de consigner les points les plus importants par écrit dans un procès-verbal.